En el mundo de los datos hay una máxima: no puedes construir un tejado sobre cimientos inestables. Si la información de base tiene una fisura minúscula e indetectable a simple vista, cualquier automatización (o IA) que le pongas encima va a escalar ese error hasta romper el proceso. Tener datos exactos, íntegros y de los que te puedas fiar al 100% es el paso previo imprescindible.

Hace poco, descubrí por las malas uno de los límites de JavaScript (uno de los lenguajes informáticos más utilizados en softwares en la nube). Resulta que para que este lenguaje considere un número lo suficientemente seguro como para ser procesado, debe tener, como mucho, 16 cifras (o incluso 15, según el caso). En caso de que ese número tenga más de 16 cifras, redondea. Y un ID redondeado es como si redondean tu número de teléfono, a ver quién contacta contigo.

Pues alguien a quien aprecio y que es un crack en lo suyo, que obviamente no es JavaScript, decidió que iba a guardar IDs de usuario en un campo con formato cifra, ya que, bueno, se trataba de un número. Y es la decisión más lógica del mundo: si ves un número, le asignas formato de número. A mí me podría haber pasado. El problema es que la intuición humana y la de las herramientas no siempre coinciden. Si no es una cifra con la que vayas a sumar, restar o hacer matemáticas (a nadie le importa cuánto suman los IDs de todos tus usuarios), guárdala siempre como texto.

Para conseguir el propósito por el cuál me llamó, tuve que buscar una solución. Le propuse varias ideas, que iban desde restaurar la base de datos desde el origen (sencilla de implementar, improbable de conseguir) hasta identificar uno a uno a los usuarios de su comunidad, copiar su ID, y pegarlo a mano en la fila que se corresponde con el usuario (en una nueva columna con formato texto, claro está). Puedes imaginarte la cantidad de horas que supone esto último.

Al final, pudimos restaurar la base desde el origen. ¡Qué alivio! Pero no siempre se tiene esa suerte, y es una pena que el trabajo que has estado desarrollando durante todo un año se vaya al traste (por no utilizar una expresión más gaditana) por una limitación técnica, desconocida para el gran público, pero que existe en un gran número de aplicaciones que utilizamos todos los días aquellos que nos dedicamos al digital.

Así que hoy te dejo una regla de oro para tus bases de datos (Airtable, Notion o un simple Excel): Códigos postales, teléfonos, DNIs o IDs de usuarios. Si no vas a hacer cálculos matemáticos con ello, guárdalo siempre en formato texto. Tu corazón te lo agradecerá.

Nos leemos en siguientes ediciones 😊

P.D. Indagando un poco más, descubrí que Stripe es una de las plataformas que tienen esa limitación. Por desgracia, mi cuenta aún no sufre de ese problema con el límite de 16 cifras.

En esta edición vamos a abordar el tema que seguramente más pasiones por la automatización ha despertado: la facturación trimestral. Y es que me resulta fascinante cómo cuatro fechas al año bien definidas con antelación nos suelen pillar tan desprevenidos. Supongo que se trata del mismo motivo por el que cada nochevieja explican lo de los cuartos durante las campanadas.

La semana pasada hablábamos de mailhooks (si no leíste la primera edición, te la dejo aquí). Pues bien, vamos a utilizar el mismo concepto para usarlo como disparador. Cada proveedor de email tiene su propia manera de hacer las cosas, pero yo voy a explicarlo con el de Google, porque además de complicar innecesariamente ciertos pasos (si usas otro gestor, probablemente lo tengas más fácil), es el más usado.

En tu bandeja, ve a la ruedecita dentada (arriba a la derecha) > Ver todos los ajustes. Una vez ahí, el proceso es simple:

• Ve a la pestaña de “Filtros y direcciones bloqueadas” y crea un nuevo filtro.

• Introduce los criterios (por ejemplo, una lista de los emails de tus proveedores habituales).

• Pulsa en “Crear filtro” (¡ojo!, no le des a “Buscar” o te tocará empezar de cero).

Ahora toca desarrollar la acción. Vas a tener que añadir una dirección de reenvío para poder seleccionar tu mailhook en la lista. Lo que hace aquí es enviar un código para asegurarse que la dirección de reenvío es tuya (🤷). Le devuelves el código recibido, y ya lo tienes disponible.

Y ahora, truqui de dinosaurio automatizador: divídelo en dos acciones. El filtro únicamente va a ponerle una etiqueta. Esa etiqueta va a disparar otro filtro, que es el que se va a encargar de hacer el reenvío, archivarlo y/o lo que tú consideres. Así, cuando recibas una factura no recurrente (compras una formación, por ejemplo), sólo necesitas etiquetar el correo recibido con la factura para que se produzcan el resto de acciones en tu bandeja.

Con esto, Gmail ya está haciendo el trabajo sucio. Ahora toca ir a Make (o a la herramienta que uses) para recibir esa factura en tu mailhook y darle un destino final.

Lo más rápido para olvidarte del tema es mandarla a una carpeta de Drive compartida permanentemente con tu gestoría. Llega el trimestre, tu gestor entra, saca lo que necesita y tú ni te enteras. Y si además quieres tener tus números al día, puedes hacer que una IA lea automáticamente esos recibos y extraiga fecha, número de factura, proveedor e importe para que rellene ella solita tu Excel de contabilidad.

¿Crees como yo que recopilar las facturas del trimestre es la tarea más desagradecida que automatizarías con más ilusión?

Nos leemos en siguientes ediciones 😊

Estreno esta newsletter hablando de automatizaciones para newsletters. Porque seguramente, si has acabado aquí, es porque tienes la tuya. Además, me aventuro a anticipar que va a ser una de las automatizaciones más sencillas de configurar, así que si eres (como yo) de los que les gusta trastear, es una automatización perfecta para arrancar. Pero antes, un poco de contexto.

Para construir una automatización, debes tener un disparador, y una (o varias) acciones que se ejecuten cuando ese disparador dé la señal. Es la estructura básica de cualquier flujo, automatizado o no. Normalmente, el disparador no es más que información enviada en el momento en el que ocurre un evento (como puede ser recibir un ingreso) en un formato específico (JSON) a una URL, que lo captura y gestiona su contenido. A esto se le llama webhook (vais a ver esta palabreja escrita en varias otras ediciones, así que quedaos con el nombre). Pues existe una alternativa al webhook en la que se sustituye la URL por una dirección de correo electrónico. Se llama mailhook. Esto es extremadamente conveniente para nuestro propósito, pues sólo tendremos que suscribir esa dirección de correo a nuestra newsletter, y… voilà! Tenemos un disparador con prácticamente cero esfuerzo.

A partir de aquí podéis ejecutar cualquier cosa que se os pase por la cabeza. ¿Un aviso a tu móvil para que sepas que la edición que programaste acaba de salir, y así estar más atento a las primeras respuestas para mejorar la entregabilidad? Hecho. ¿Una hoja de Google Sheets que os haga de histórico de vuestra newsletter con cada edición, con su correspondiente link, asunto, fecha… y todo ordenadito? De acuerdo. En mi caso, he programado bocetos de notes y publicaciones para redes, por si alguno me gusta más de lo que hayan podido escribir estas manitas (total, me van a acusar de usar la IA igual…).

Si aún no habéis metido las manos en la masa de las automatizaciones, esta es una manera muy sencilla de empezar. Igual se siente un poco como montar un mueble de Ikea. La idea de esta newsletter tampoco es convertirte en ebanista, es simplemente que puedas construir algo funcional que puedas pregonar con orgullo “esto lo hice yo”. O sencillamente generar una pequeña chispita en tu cabeza que puedas decirle a alguien (llámalo Claude si quieres) “móntame esto”. Y sobretodo, que puedas minimizar esa pestaña de tu cabeza que igual te está quitando foco y no te permite brillar todo lo que sabes.

Y si te ha gustado y piensas que le puede aportar a alguien, compárteselo y seremos dos los agradecidos.

Nos leemos en siguientes ediciones 😊