Cuando empiezas a automatizar procesos, uno de los miedos más comunes es recibir un email por parte de Make (o de tu gestor de automatizaciones favorito) avisándote de que la automatización ha fallado. Como ya conté en otra edición, prefiero mil veces saber que la automatización está fallando de primeras a tardar un año en enterarme, y darme cuenta que todo ese tiempo he recogido datos que no sirven para nada. Por eso, he decidido dedicar esta edición a contarte las distintas maneras que tienes de recibir un aviso en el momento que la automatización falle, y así poder tomar cartas en el asunto.

Es cierto que Make funciona muy bien a la hora de avisarte de que algo no está saliendo como previste. Y no solo te avisa, sino que hace algo más importante: apaga la automatización. ¿Para qué? Para prevenir precisamente corromper los datos. No te preocupes si pasa esto. Incluso en la cuenta gratuita, Make te guarda los datos sin gestionar del proceso que falló (y de los 49 siguientes), para que tengas tiempo de arreglar lo que haya que arreglar, y entonces sí procesar todos los datos que se quedaron pendientes, y los que vendrán.

Pero hay ciertas situaciones que Make no considera un fallo, y que podrías no estar del todo de acuerdo con él. ¿Cuáles son estas situaciones?¿Cómo las gestiono para que Make me avise aunque no las considere un error? Vamos a verlo.

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En otra edición ya hablé sobre las limitaciones que tiene Substack a la hora de automatizar. Sin embargo, sí que nos ofrece muchas opciones para programar: posts (como éste), notes, lives,... Y sí, automatizar no es lo mismo que programar, pero sí que nos puede ahorrar el mismo tiempo que automatizando. Me explico.

Sin que sirva de precedente, esta edición de la newsletter está patrocinada por el proyecto “1000 incubadoras para la vida”, y el reto que se ha marcado David Domínguez y su comunidad (a la cual pertenezco) para recaudar fondos a través de la fundación iHelp, la plataforma de crowdfunding solidario. Este no es un patrocinio real, ya que la causa no ha pagado en absoluto para aparecer en esta newsletter, pero me apetecía darle este espacio, ya que tienen un proyecto muy bonito para llevar incubadoras low cost, que funcionan igual de bien que sus hermanas mayores, pero se donan a hospitales que no se las pueden permitir. Si puedes colaborar de alguna manera, se agradece. Y si no, también puedes hacer que la causa llegue más lejos. O puedes hacer ambas, que no es incompatible. Y ahora sí, volvemos a la chicha.

Técnicamente, programar no es más que un cron job con interfaz bonita: una automatización donde el disparador es simplemente un evento temporal. En ocasiones, puede parecer el hermano pequeño de la automatización, ya que el resultado es el fruto del mismo esfuerzo que si pulsaras directamente el botón de intro, pero con la diferencia de que dejas ese último paso en suspenso hasta otro momento que tú consideras más apropiado.

A veces, no programas porque simplemente no te apetece publicar en ese mismo instante. Estoy seguro de que si te pusieras a piñón fijo durante 8 horas, sacarías una cantidad considerable de posts que publicar. Y no sé a ti, pero a mí no me gusta soltar contenido para que lo consumas como si fuese una temporada de una serie de Netflix que te ves de una sentada. Prefiero compartirte perlitas, leer tu opinión en los comentarios (o en las respuestas vía email que recibo), conocer un poco más sobre qué prefieres aprender y generar otro contenido para que lo recibas predeciblemente los viernes a las 17h en tu bandeja de entrada. Como las series antiguas.

Pero claro, aquí surge la paradoja: si el esfuerzo que le tengo que dedicar a redactar, editar, corregir,… es exactamente el mismo, ¿dónde está el tiempo que me ahorra?

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Hay un momento tenso, de los que hielan el sudor, que solo conocemos los que nos dedicamos a enviar correos a una lista: el segundo exacto después de pulsar el botón de “enviar”.

Da igual que hayas revisado el correo tres veces. Da igual que lleves un millón de emails enviados. En el momento en el que el correo sale hacia cientos o miles de bandejas de entrada, se te para el corazón un segundo.

Y entonces, a los dos minutos, te llega la primera respuesta por parte de un suscriptor amable: “Oye, Jairo, el botón de compra me devuelve un error 404”. O peor: “El enlace me lleva a un documento de Google Drive en el que no tengo permisos de acceso”. Tierra, trágame.

En una web o una red social, un enlace roto se arregla editando el post en cinco segundos. No se entera ni el tato. Pero en el correo electrónico no hay botón de deshacer. Lo que se ha enviado, enviado queda. El fallo aguarda durmiendo en la bandeja de entrada de toda tu audiencia.

Llegados a ese punto, solo te quedan dos opciones (y las dos son malas):

La primera, fingir que has muerto. Dejas el enlace roto ahí y asumes que vas a perder ventas, reservas o lectores en silencio.

La segunda, el correo de la vergüenza. Mandas otro email pidiendo perdón (”el enlace anterior fallaba”), molestas a todo el mundo y te sientes como un aficionado.

Y esto no solo pasa por equivocarte al escribir una URL. Pasa también cuando lanzas una oferta que caduca a las 48 horas. O a los tres meses, un suscriptor nuevo descubre tus correos antiguos, pincha con ganas de comprar… y se topa con una página rota.

La buena noticia es que esto tiene arreglo, y no hace falta montar una infraestructura digna de la NASA. Es una regla tonta en tu propio dominio que te da el superpoder de editar cualquier enlace ya enviado, incluso después de que llegue al buzón de tus lectores.

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Hay una herramienta que se convierte en indispensable a poco que te tomes un mínimo en serio tu emprendimiento: el CRM. Y sé que alguno me maldeciría si leyese esto, pero a veces tu CRM no tiene por qué ser una herramienta de CRM. Hay veces que con una hoja de cálculo es suficiente (no sé por qué, pero de repente me pitan los oídos 😅).

También te digo, que la hoja de cálculo se suele quedar corta pronto si tu negocio crece. Y entonces toca sacar la cartera y pagar una herramienta de las de verdad. Y esas herramientas de las de verdad, de las que están pensadas para poder gestionar las ventas sin perder la cabeza o la vista, suelen tener un límite de leads activos (y comprender qué es un lead activo suele ahorrar pasta). Hay formas de aumentar ese límite, claro está: sacar de nuevo la cartera. Pero hay otras formas de estirar ese límite, y la que más me gusta se llama cualificar.

Cualificar consiste básicamente en que, si meterte en mi lista va a repercutir en mi cuenta bancaria, por lo menos saber que hay alguna posibilidad de retorno. Si ofrezco un servicio presencial y tú vives en la otra punta del mundo y te da miedo volar, pues igual me merece más la pena invertir ese coste en otra persona (sin acritud).

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Empiezo a escribir estas líneas con la encuesta de la semana pasada en empate técnico en cabeza: los votos están repartidísimos, pero la pelea por el primer puesto está igualada al milímetro entre trucos para newsletters y anécdotas de trinchera (con la parte de ventas y CRM pisándoles los talones). Para no pillarme los dedos con los tiempos, he dejado escritas las dos. Si estás leyendo ésta es porque el desempate de última hora ha decidido que hoy toca bajar al barro con una historia real (automatizar Substack se queda en la recámara para el viernes que viene fue el tema de la semana pasada).

Últimamente no me encuentro muy bien. Desde hace unos días siento un pequeño dolor punzante. No es muy doloroso, pero es muy molesto. Vaya, el típico dolor demasiado leve para llevarte a urgencias, pero demasiado evidente para ignorarlo. Y aunque esta vez no me ha encamado, sí que me ha recordado a otros momentos donde una enfermedad me tumbó temporalmente.

Y es que hay momentos que la vida no avisa, y por muchas velas que le pongas a Murphy, éste no se apiada de ti y te pilla desprevenido en los peores momentos. Cuando tienes más clientes, cuando tienes que presentar la documentación del trimestre (espera… ¿a qué día estamos? 😅) o cuando has trabajado más duro en un proyecto y justo toca la fase de lanzamiento. Obviamente, no lo tengo todo automatizado, pero hay partes de mi negocio que tengo claro que no van a parar porque yo no esté. Y en momentos como ahora, que tengo que trabajar a medio gas, lo agradezco un montón.

¿Y qué tareas de mi negocio son las que tengo automatizadas? Aquellas que puedo predecir que, dentro de un año, lo más probable es que seguirán pasando. No puedo predecir qué tareas estaré realizando con esta newsletter dentro de un año (apenas llevo 5-6 ediciones), pero sí puedo predecir que el gobierno me va a cobrar impuestos (qué ganas de apagar esa automatización).

Hay quien te vende la automatización como el billete mágico para retirarte a una playa con un mojito mientras el dinero entra solo. No me voy a atrever a decirte que es mentira, que no se puede, pero sí que te digo que un negocio normalmente necesita mucho más que procesos. Una automatización no te va a solucionar la vida, no va a mantener una conversación difícil por ti ni va a sustituir el criterio que le pones a tu trabajo, pero sí que puede suavizar el golpe cuando el cuerpo dice basta.

Automatizar no va de fingir que eres una multinacional ni de meter bots para sentirte más moderno. Va de construirte una pequeña red de seguridad invisible. Para cuando los niños se ponen malos, el coche te deja tirado a mitad del camino o, sencillamente, la vida real se cruza en medio de tus planes, tu negocio baje de marcha, pero nunca pare completamente. No evita el frenazo, pero amortigua el golpe. Y créeme que cuando vuelves a la normalidad y hay que recuperar, esa diferencia de amortiguación te devuelve media vida.

Nos leemos en siguientes ediciones 😊

P.D. ¿Qué te hubiese gustado automatizar antes de que te golpease?

Empiezo a escribir estas líneas con la encuesta de la semana pasada en empate técnico en cabeza: los votos están repartidísimos, pero la pelea por el primer puesto está igualada al milímetro entre trucos para newsletters y anécdotas de trinchera (con la parte de ventas y CRM pisándoles los talones). Para no pillarme los dedos con los tiempos, he dejado escritas las dos. Si estás leyendo ésta es porque el desempate de última hora ha decidido que hoy toca abrir las tripas de Substack (la historia real se queda en la recámara para el viernes que viene).

Hay un asunto en Substack del que los creadores se quejan bastante: es poco automatizable. De hecho, alguno me comentó que cómo es posible que yo, que me dedico a automatizar, elija una herramienta como Substack para publicar mi newsletter. Y es que una cosa es que Substack sea una herramienta que te permita automatizar poco nativamente, y otra cosa es que no te permita automatizar.

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Hace un par de semanas recibí algo que cualquier creador de contenido está deseando recibir. Y no, no son suscriptores nuevos (aunque también recibí varios, a los que les quiero agradecer la acogida 😊). Ni siquiera una manera de monetizar la newsletter. Lo que recibí fue puro feedback. Y eso es oro para cualquiera que se dedica a lanzar ideas al vacío con la incertidumbre de si sirve para algo.

Por eso, quería recoger el guante que me lanzó Jorge y hablar de cómo llevaría mis contactos a un CRM de manera automática. Por supuesto, parto de la base de que éste es una tarea que ya se está haciendo de manera manual asiduamente, por lo que se trata de un proceso validado y cuya automatización me sale a cuenta.

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En el mundo de los datos hay una máxima: no puedes construir un tejado sobre cimientos inestables. Si la información de base tiene una fisura minúscula e indetectable a simple vista, cualquier automatización (o IA) que le pongas encima va a escalar ese error hasta romper el proceso. Tener datos exactos, íntegros y de los que te puedas fiar al 100% es el paso previo imprescindible.

Hace poco, descubrí por las malas uno de los límites de JavaScript (uno de los lenguajes informáticos más utilizados en softwares en la nube). Resulta que para que este lenguaje considere un número lo suficientemente seguro como para ser procesado, debe tener, como mucho, 16 cifras (o incluso 15, según el caso). En caso de que ese número tenga más de 16 cifras, redondea. Y un ID redondeado es como si redondean tu número de teléfono, a ver quién contacta contigo.

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En esta edición vamos a abordar el tema que seguramente más pasiones por la automatización ha despertado: la facturación trimestral. Y es que me resulta fascinante cómo cuatro fechas al año bien definidas con antelación nos suelen pillar tan desprevenidos. Supongo que se trata del mismo motivo por el que cada nochevieja explican lo de los cuartos durante las campanadas.

La semana pasada hablábamos de mailhooks (si no leíste la primera edición, te la dejo aquí). Pues bien, vamos a utilizar el mismo concepto para usarlo como disparador. Cada proveedor de email tiene su propia manera de hacer las cosas, pero yo voy a explicarlo con el de Google, porque además de complicar innecesariamente ciertos pasos (si usas otro gestor, probablemente lo tengas más fácil), es el más usado.

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Estreno esta newsletter hablando de automatizaciones para newsletters. Porque seguramente, si has acabado aquí, es porque tienes la tuya. Además, me aventuro a anticipar que va a ser una de las automatizaciones más sencillas de configurar, así que si eres (como yo) de los que les gusta trastear, es una automatización perfecta para arrancar. Pero antes, un poco de contexto.

Para construir una automatización, debes tener un disparador, y una (o varias) acciones que se ejecuten cuando ese disparador dé la señal. Es la estructura básica de cualquier flujo, automatizado o no. Normalmente, el disparador no es más que información enviada en el momento en el que ocurre un evento (como puede ser recibir un ingreso) en un formato específico (JSON) a una URL, que lo captura y gestiona su contenido. A esto se le llama webhook (vais a ver esta palabreja escrita en varias otras ediciones, así que quedaos con el nombre). Pues existe una alternativa al webhook en la que se sustituye la URL por una dirección de correo electrónico. Se llama mailhook. Esto es extremadamente conveniente para nuestro propósito, pues sólo tendremos que suscribir esa dirección de correo a nuestra newsletter, y… voilà! Tenemos un disparador con prácticamente cero esfuerzo.

A partir de aquí podéis ejecutar cualquier cosa que se os pase por la cabeza. ¿Un aviso a tu móvil para que sepas que la edición que programaste acaba de salir, y así estar más atento a las primeras respuestas para mejorar la entregabilidad? Hecho. ¿Una hoja de Google Sheets que os haga de histórico de vuestra newsletter con cada edición, con su correspondiente link, asunto, fecha… y todo ordenadito? De acuerdo. En mi caso, he programado bocetos de notes y publicaciones para redes, por si alguno me gusta más de lo que hayan podido escribir estas manitas (total, me van a acusar de usar la IA igual…).

Si aún no habéis metido las manos en la masa de las automatizaciones, esta es una manera muy sencilla de empezar. Igual se siente un poco como montar un mueble de Ikea. La idea de esta newsletter tampoco es convertirte en ebanista, es simplemente que puedas construir algo funcional que puedas pregonar con orgullo “esto lo hice yo”. O sencillamente generar una pequeña chispita en tu cabeza que puedas decirle a alguien (llámalo Claude si quieres) “móntame esto”. Y sobretodo, que puedas minimizar esa pestaña de tu cabeza que igual te está quitando foco y no te permite brillar todo lo que sabes.

Y si te ha gustado y piensas que le puede aportar a alguien, compárteselo y seremos dos los agradecidos.

Nos leemos en siguientes ediciones 😊