Mi firme compromiso con ahorrarte tiempo parte desde el arranque, así que voy a saludarte (con mucha ilusión 😊) y hacerte una presentación rápida de quién soy, pero sólo una vez, puedes ahorrarte este párrafo en futuras ediciones. Hola, soy Jairo Trujillo, me dedico a hacer automatizaciones desde antes que la IA las pusiera de moda (no te imaginas lo que costaba en 2019 explicarle a mi entorno a qué me dedico) y mi objetivo desde hoy es devolverte horas de vida real eliminando tareas repetitivas (aunque después decidas dedicar ese tiempo a otro área de tu negocio digital, ¿quién soy yo para decirte a qué debes dedicar el tiempo que te ahorro?). Y ahora sí, vamos al grano…
Hace un par de semanas recibí algo que cualquier creador de contenido está deseando recibir. Y no, no son suscriptores nuevos (aunque también recibí varios, a los que les quiero agradecer la acogida 😊). Ni siquiera una manera de monetizar la newsletter. Lo que recibí fue puro feedback. Y eso es oro para cualquiera que se dedica a lanzar ideas al vacío con la incertidumbre de si sirve para algo.
Por eso, quería recoger el guante que me lanzó Jorge y hablar de cómo llevaría mis contactos a un CRM de manera automática. Por supuesto, parto de la base de que éste es una tarea que ya se está haciendo de manera manual asiduamente, por lo que se trata de un proceso validado y cuya automatización me sale a cuenta.
Lo primero que haría sería dibujar el paso a paso de lo que hago manualmente en un papel. Identifico el momento en el que llevo a ese contacto al CRM. Porque no todos los contactos los llevo al CRM, sólo aquellos que hayan realizado una determinada acción o cumplan algún requisito. Lo importante es tener bien identificado el momento en el que pienso “buff, otra vez a copiar y pegar”, porque eso es lo que nos va a servir de disparador.
Después, hago una lista con los datos que necesito tener en el CRM, y en qué plataforma se guarda ese dato. Rara vez se encuentran todos los datos en una misma plataforma (y de ser así, me cuestionaría para qué necesito un CRM).
Con todo esto, ya tienes algo importante hecho: has documentado el proceso. Y digo esto porque llega un punto crítico. Toca mirar en la documentación de la API de cada plataforma de la lista si lo que quieres hacer es posible. Por suerte, hoy en día te basta con pasarle una foto de tu dibujo a cualquier IA, y te dirá si el proceso se puede automatizar. Si tienes un sí rotundo, adelante. Si no, toca tomar decisiones. Puede que necesites subir de plan de alguna de las plataformas para poder acceder a la API. Puede que te compense cambiar alguna de las plataformas para poder automatizar el proceso. Y para esto he desarrollado una skill para Claude (gracias a ti también por tu feedback, Joaquín) que te permitirá, paso a paso, ir tomando decisiones con lo que tienes contratado. Compártele tu dibujo y deja que te guíe.
Una vez que sabes que se puede, viene el cómo. Puede ser con integraciones nativas, con integraciones de terceros, o con IA. Y esto se debe a que cada API es de su padre y de su madre, y no siempre el campo “email” está donde la otra API espera encontrarlo. Las conexiones más habituales suelen disponer de alguna integración nativa en el marketplace de la propia plataforma. Esto no es otra cosa que alguien ha dedicado tiempo a escribir las indicaciones para que la plataforma busque el campo “email” donde lo vaya a encontrar. Busca con qué herramienta quieres conectarte en el marketplace y ahorrarás en tokens y operaciones.
En el caso de que no exista esa integración nativa, toca meter una herramienta puente, como Make, para estructurar la información. Si la información está demasiado desestructurada (se encuentra desperdigada por un párrafo, por ejemplo), entonces tiramos de IA.
Explicar en cristiano lo que pasa por debajo de las herramientas siempre es un reto, pero la idea de fondo es simple: el lío no se arregla peleándote con las herramientas, sino teniendo claro el dibujo antes de tocarlas. Si esto le ahorra a Jorge (y a ti) media tarde de copiar y pegar nombres en casillitas, me doy por satisfecho.
Y como me ha gustado esto de recibir feedback, aprovecho que llevamos cuatro ediciones bastante diferentes para preguntar:
Nos leemos en siguientes ediciones 😊
P.D. Si algún concepto se te ha atragantado, estoy a un email de distancia. Y si no, házmelo saber igualmente, que me hace ilusión saber que pones en práctica mis ideas.