Mi firme compromiso con ahorrarte tiempo parte desde el arranque, así que voy a saludarte (con mucha ilusión 😊) y hacerte una presentación rápida de quién soy, pero sólo una vez, puedes ahorrarte este párrafo en futuras ediciones. Hola, soy Jairo Trujillo, me dedico a hacer automatizaciones desde antes que la IA las pusiera de moda (no te imaginas lo que costaba en 2019 explicarle a mi entorno a qué me dedico) y mi objetivo desde hoy es devolverte horas de vida real eliminando tareas repetitivas (aunque después decidas dedicar ese tiempo a otro área de tu negocio digital, ¿quién soy yo para decirte a qué debes dedicar el tiempo que te ahorro?). Y ahora sí, vamos al grano…
En esta edición vamos a abordar el tema que seguramente más pasiones por la automatización ha despertado: la facturación trimestral. Y es que me resulta fascinante cómo cuatro fechas al año bien definidas con antelación nos suelen pillar tan desprevenidos. Supongo que se trata del mismo motivo por el que cada nochevieja explican lo de los cuartos durante las campanadas.
La semana pasada hablábamos de mailhooks (si no leíste la primera edición, te la dejo aquí). Pues bien, vamos a utilizar el mismo concepto para usarlo como disparador. Cada proveedor de email tiene su propia manera de hacer las cosas, pero yo voy a explicarlo con el de Google, porque además de complicar innecesariamente ciertos pasos (si usas otro gestor, probablemente lo tengas más fácil), es el más usado.
En tu bandeja, ve a la ruedecita dentada (arriba a la derecha) > Ver todos los ajustes. Una vez ahí, el proceso es simple:
Ve a la pestaña de “Filtros y direcciones bloqueadas” y crea un nuevo filtro.
Introduce los criterios (por ejemplo, una lista de los emails de tus proveedores habituales).
Pulsa en “Crear filtro” (¡ojo!, no le des a “Buscar” o te tocará empezar de cero).
Ahora toca desarrollar la acción. Vas a tener que añadir una dirección de reenvío para poder seleccionar tu mailhook en la lista. Lo que hace aquí es enviar un código para asegurarse que la dirección de reenvío es tuya (🤷). Le devuelves el código recibido, y ya lo tienes disponible.
Y ahora, truqui de dinosaurio automatizador: divídelo en dos acciones. El filtro únicamente va a ponerle una etiqueta. Esa etiqueta va a disparar otro filtro, que es el que se va a encargar de hacer el reenvío, archivarlo y/o lo que tú consideres. Así, cuando recibas una factura no recurrente (compras una formación, por ejemplo), sólo necesitas etiquetar el correo recibido con la factura para que se produzcan el resto de acciones en tu bandeja.
Con esto, Gmail ya está haciendo el trabajo sucio. Ahora toca ir a Make (o a la herramienta que uses) para recibir esa factura en tu mailhook y darle un destino final.
Lo más rápido para olvidarte del tema es mandarla a una carpeta de Drive compartida permanentemente con tu gestoría. Llega el trimestre, tu gestor entra, saca lo que necesita y tú ni te enteras. Y si además quieres tener tus números al día, puedes hacer que una IA lea automáticamente esos recibos y extraiga fecha, número de factura, proveedor e importe para que rellene ella solita tu Excel de contabilidad.
¿Crees como yo que recopilar las facturas del trimestre es la tarea más desagradecida que automatizarías con más ilusión?
Nos leemos en siguientes ediciones 😊
Yo me he montado algo parecido para las facturas que me llegan por Gmail (ej: icloud y similares), metiéndole además un paso para sacar pdf, dejarlo en el HD y enviar a Holded por email. Mano de santo.